Сегодня читаем третью и заключительную часть моей статьи «Надо чаще встречаться или как организовать партнерскую конференцию», которая была опубликована в августовском номере журнала «Профессия-директор».
Предыдущие части: Часть 1, Часть 2.

Часть 3

Сначала поработаем, а потом выпьем. Или наоборот?

Разработка программы мероприятия – следующий этап подготовки конференции. Причем это ключевой момент, поскольку вам предстоит решить, как будет проходить конференция. Например, самый распространенный вариант:

1. Деловая часть: доклады сотрудников компании, проводящей конференцию, с ответами на вопросы участников,
2. Развлекательная часть: экскурсии, концерты, развлекательные игры и т. д.

Причем в зависимости от целей, которые ставятся перед конференцией, пропорция между деловой и развлекательной частью может варьироваться в очень широком диапазоне.

Если перед конференцией ставится задача организовать неформальное общение с партнерами, тогда можно воспользоваться форматом деловой игры. Как показывает практика, это гораздо интереснее, чем слушать официальные доклады.

Если все-таки нужно рассказать партнерам важные вещи и без докладов не обойтись, тогда имеет смысл продумать иллюстративные и наглядные материалы (например, презентация в формате PowerPoint, образцы новой продукции и т.д.).

Фирменные фишки

Как известно, театр начинается с вешалки, а партнерская конференция начинается с фирменного набора для участника. В состав таких фирменных наборов обычно входит стандартный «джентльменский набор»: бейдж участника, материалы конференции, фирменные сувениры. Собственно, содержание этого набора служит хорошей иллюстрацией уровня подготовки мероприятия.

Главный принцип, которому нужно следовать при подготовке фирменного набора: здесь нет мелочей, но любая «мелочь» должна продвигать компанию-организатора. В первую очередь, необходимо разработать фирменное название мероприятия и графический логотип. Например, в Санкт-Петербурге многие летние мероприятия получают «географическую прописку»: «Белые ночи САПР» (Аскон), «Белые ночи компании ПРОМТ» (ПРОМТ) и так далее. Фирменный стиль мероприятия должен присутствовать везде, начиная с бейджа участника и заканчивая оформлением конференц-зала и сувениров.

О фирменных сувенирах стоит сказать отдельно. Конечно, хорошо, если у компании есть стандартный набор фирменных сувениров, но для партнерской конференции нужен отдельный набор, соответствующий духу мероприятия. Например, если конференция проводится в летнее время и предусмотрены прогулки на свежем воздухе, удачным решением будет предложить участникам фирменные футболки, бейсболки и банданы. Во время докладов часто полезно делать записи, поэтому фирменный блокнот и ручка также удачно дополнят набор.

Стоит также учесть, что во время конференции принято подводить итоги работы за год. Поэтому многие компании используют мероприятие, чтобы вручить памятные подарки лучшим дистрибуторам и дилерам. Не пожалейте денег на изготовление фирменных подарков. Например, цифровая фото-рамка с логотипом вашей компании, не только украсит офис компании-партнера, но и будет напоминать о приятных минутах, проведенных на конференции.

Крупные мелочи организационного характера

При рассылке приглашений участникам конференции важно соблюдать определенный график. Первое приглашение на конференцию желательно разослать не позднее, чем за 6-8 недель до даты проведения. У всех есть свои планы и график поездок, поэтому лучше всего известить участников о проведении мероприятия заранее. Первая рассылка должна содержать общее описание мероприятия, указание даты и места проведения, а также хотя бы примерный список тем, которые планируется обсудить.

Второе приглашение рассылается участника примерно за 3-4 недели до начала конференции. В него следует включить программу конференции, описание планируемых экскурсий или других развлекательных мероприятий. Таким образом, эта рассылка напомнит участникам о проведении мероприятия и подтолкнет сомневающихся к принятию решения об участии.

И, наконец, третье письмо для участников конференции должно содержать подробную информацию о том, как добраться до места сбора (рекомендуется прикладывать карту, если это не общеизвестное место), номера мобильных телефонов ответственных за организацию мероприятия и другую справочную информацию, которая может потребоваться участникам конференции. Как правило, сборы на конференцию начинаются накануне отъезда, поэтому такая информация будет очень кстати.

И не забывайте, что партнерская конференция – это прекрасная возможность сочетать работу с отдыхом.
Создайте вашим партнерам на несколько дней праздник и ваше дальнейшее сотрудничество с ними станет праздником для вас.