Сегодня читаем вторую часть моей статьи «Надо чаще встречаться или как организовать партнерскую конференцию», которая была опубликована в августовском номере журнала «Профессия-директор».
Первая часть статьи опубликована здесь.

Время и место встречи изменить нельзя
Итак, решено – проводим партнерскую конференцию. Одобрение руководства получено, теперь требуется рассчитать бюджет мероприятия. В первую очередь нужно решить, будете ли брать деньги с участников или за все будете платить сами. Как показывают наблюдения, большинство подобных мероприятий являются платными. Во-первых, организаторы таким образом сокращают свои расходы, а во-вторых, и это очень важно, оплата участия является хорошей гарантией, что участники приедут. От участия в бесплатном мероприятии можно отказаться буквально накануне его начала, а вот с платными участниками такого обычно не происходит.

При составлении списка приглашенных стоит учесть, что партнерская конференция – это общение не только с партнерами. Традиционно приглашаются также представители прессы. Формирование имиджа компании невозможно без информирования СМИ об успехах и достижениях компании, поэтому доверительное общение с журналистами, особенно приглашение их участию в разговоре с вашими партнерами, высоко ценится прессой и щедро вознаграждается публикациями о компании и организованном мероприятии. Все расходы по участию прессы в мероприятии всегда берет на себя компания-организатор, но эти расходы окупаются с лихвой.

При выборе времени проведения конференции следует учитывать ряд факторов:

• Конференция должна решать не только стратегические (налаживать контакты с партнерами), но и тактические задачи. Например, ваша компания выпускает новый продукт или меняет условия работы с партнерами. Тогда будет логично организовать мероприятие непосредственно перед выходом нового продукта, чтобы ваши дилеры предварительно познакомились с новинкой и старт продаж был более успешным.
• При выборе времени проведения учитывайте график проведения мероприятий (семинаров, конференций, выставок) других компаний. Например, если одновременно с вашим мероприятием планируются отраслевые конференции, выставки или партнерские конференции ваших конкурентов, ваши дилеры вынуждены будут выбирать, куда поехать. Поэтому конференцию желательно назначать в самом начале или в самом конце сезона деловой активности. Иначе вы можете не досчитаться важных партнеров.

Выбору места проведения конференции стоит уделить особое внимание. Традиционно большинство компаний стремится вывезти своих партнеров на красивый курорт, к морю и солнцу. Причем как-то сложилось мнение, что партнерскую конференцию обязательно нужно проводить на зарубежном курорте. И чем дальше и дороже курорт, тем престижнее конференция и тем более охотно туда поедут партнеры. Однако здесь давайте задумаемся, зачем партнеры едут к вам на конференцию? Познакомиться с вашей новой продукцией, провести переговоры, обсудить условия дальнейшего сотрудничества или искупаться в море, позагорать и посетить экскурсии? Безусловно, работать круглыми сутками невозможно и развлечения должны быть в программе конференции. Но здесь важно правильно расставить акценты: в первую очередь деловая часть, а развлекательная программа начинается вечером.

Как показывает опыт автора, совершенно необязательно ехать заграницу, чтобы провести успешную партнерскую конференцию. У нас в стране достаточно великолепных мест для работы и отдыха. Доказательством тому является наш опыт: мы с большим успехом провели несколько партнерских конференций в «родных пенатах», в Санкт-Петербурге и Ленинградской области.

С формальной точки зрения место проведения должно отвечать следующим требованиям:

1. Наличие конференц-зала, оборудованного экраном и проектором (или ЖК-панелью, что более предпочтительно, но и стоит дороже), звуковоспроизводящей аппаратурой и микрофонами (не меньше 2, иначе затруднительно организовать общение выступающего с залом),
2. Наличие развлекательной инфраструктуры или возможности поехать на экскурсию, посмотреть местные достопримечательности. Как показывает практика, участники конференции любят новые впечатления и будут благодарны организаторам, если развлечения не будут ограничиваться ужином в ресторане.
   Однако скучные официальные мероприятия уже непопулярны, людям надоело однообразие. Проявите креатив и нестандартность мышления при разработке программы конференции. Как показывает опыт, конференция на корабле, где роль конференц-зала выполняет кают-компания, или на берегу реки, где экран для проектора вешается на дерево, а микрофоны и вовсе не нужны, воспринимается участниками «на ура».

   Это позволяет выделить компанию среди множества других производителей или поставщиков, сформировать к компании теплое, положительное отношение.

Продолжение статьи читайте в понедельник, 25 августа.

Приходилось ли вам организовывать подобные мероприятия? Поделитесь опытом, пожалуйста!